Import contatti da file Excel: guida pratica, conformità al GDPR e prevenzione dello spam

🎯Import contatti da file Excel: tutto quello che c’è da sapere

La nuova funzionalità di importazione contatti da file Excel ti permette di caricare una lista di contatti nella piattaforma Send in Italy in modo semplice e guidato. Durante il processo, puoi adattare gli attributi del file Excel, come nome, cognome, età, azienda o indirizzo, e associarli ai campi della piattaforma per garantire una corretta gestione dei dati. È importante ricordare che i contatti importati devono essere stati raccolti in conformità al GDPR, come verrà spiegato nei paragrafi successivi, per assicurare l’uso lecito e trasparente dei dati.

🔎Come funziona?

1. Carica il tuo file Excel: nella pagina “Contatti” clicca su “Importa contatti” in alto a destra. Durante l’importazione, la piattaforma ti guiderà passo dopo passo con un tutorial per adattare gli attributi del file Excel agli attributi della piattaforma.
2. Associa o crea una lista: puoi selezionare una lista esistente o crearne una nuova per i contatti importati.
3. Verifica il file: un report ti mostrerà eventuali errori, come email duplicate o formati non validi.
4. File di esempio: puoi anche scaricare un file Excel di esempio per impostare correttamente i tuoi dati prima dell’importazione.

Nota importante: la colonna “email” è obbligatoria, essendo il dato principale per la piattaforma. Non verranno importate email duplicate o con formati errati.

🔎I principali principi da rispettare

La piattaforma Send in Italy è conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), ma è fondamentale che anche tu, come cliente, gestisca i contatti in conformità a questa normativa. Il GDPR garantisce che i dati personali vengano trattati in modo lecito, trasparente e sicuro, e in base a esso è obbligatorio raccogliere il consenso esplicito degli utenti per utilizzare i loro dati, come gli indirizzi e-mail, a fini di marketing.

Principi fondamentali:

• Consenso esplicito: i contatti devono fornire un consenso specifico e documentabile all’utilizzo dei loro dati.
• Trasparenza: gli utenti devono essere informati sull’uso che verrà fatto dei loro dati (es. iscrizione a newsletter).
• Gestione della disiscrizione semplificata: il GDPR richiede che i destinatari abbiano sempre la possibilità di disiscriversi facilmente dalle comunicazioni. Send in Italy semplifica questo processo consentendo agli utenti di rimuoversi automaticamente dalle tue liste con un clic sul link di disiscrizione, che può essere incluso in automatico in ogni email inviata.
• Raccolta corretta: il modo migliore per garantire una raccolta conforme è utilizzare il form di iscrizione fornito da Send in Italy, che include il sistema di double opt-in. Con questa funzione, l’utente conferma l’iscrizione cliccando su un link inviato via email, assicurando così un consenso verificabile.

Evita assolutamente di acquistare o scaricare liste di contatti da Internet! 🚫 Queste liste quasi sempre violano il GDPR, perché i contatti, essendo stati raccolti da terzi, difficilmente hanno dato il consenso esplicito a ricevere le tue email.

🔎Conseguenze di fare spam: perché evitarlo e quali sono i rischi

Cosa significa fare spam e perché è un problema?
Fare spam significa inviare email in modo massivo a persone che non hanno richiesto di riceverle. Questo comportamento non solo è fastidioso per i destinatari, ma può causare una serie di gravi conseguenze sia per la te che per la piattaforma che utilizzi.

Ecco le principali conseguenze di fare spam:

1. Email rifiutate o finite nello spam: quando vieni identificato come spammer, le tue email possono essere automaticamente bloccate dai mail server dei destinatari o contrassegnate come spam. Questo riduce significativamente il tasso di apertura e l’efficacia delle tue campagne, rendendo vani i tuoi sforzi di comunicazione.
2. Danno alla tua reputazione: essere etichettato come spammer danneggia la tua immagine e la fiducia dei tuoi destinatari. Inoltre, le email di spam sono spesso associate a truffe online, aggravando ulteriormente la tua reputazione e rendendo difficile riconquistare la credibilità.
3. Rischio di multe dal Garante per la Privacy: l’invio di spam a contatti senza il loro consenso è contrario al GDPR e può comportare sanzioni amministrative elevate da parte del Garante per la Privacy. Le multe possono variare da migliaia di euro fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale dell’azienda, in base alla gravità della violazione.
4. Danno alla piattaforma: l’invio di spam viola le regole di utilizzo di Send in Italy e può causare danni alla piattaforma stessa. Se i server di destinazione, a causa del tuo comportamento, identificano Send in Italy come fonte di spam, possono ridurre il tasso di consegna delle email per tutti i clienti della piattaforma. Questo comportamento può portare al blocco del tuo account senza preavviso, e in caso di danni economici alla piattaforma, potresti essere chiamato a risarcirli.

🎯L’importanza di contatti validi

Assicurati di importare solo contatti validi. Inviare email a indirizzi inesistenti non solo compromette il successo delle tue campagne, ma può essere anche segnalato dai provider di posta elettronica come attività di spam. Questo può danneggiare la tua reputazione di mittente e ridurre la consegna delle tue email nella inbox dei destinatari.

🎯Responsabilità del trattamento dati

Disclaimer: Anche se Send in Italy è conforme al GDPR, la responsabilità di raccogliere i consensi e di gestire i dati in modo corretto è interamente a carico del cliente. Questo include l’importazione dei contatti tramite file Excel e la gestione della loro raccolta e trattamento.

Il responsabile del trattamento dei dati è sempre il cliente (o chi da questo incaricato). La piattaforma fornisce gli strumenti per un utilizzo conforme, ma il rispetto delle normative dipende dall’operato del cliente.

🚀Consigli per la raccolta dei contatti

Per garantire una gestione dei dati corretta e in conformità al GDPR:

1. Usa il form di iscrizione di Send in Italy, che include il double opt-in.
2. Evita di importare contatti raccolti da terze parti o senza un consenso documentabile.
3. Non acquistare né scaricare liste di contatti online.
4. Assicurati di conoscere e rispettare la normativa GDPR per evitare sanzioni e problematiche legali.

Con questa funzionalità e le best practice di gestione, puoi sfruttare al meglio Send in Italy per le tue campagne, garantendo sempre trasparenza e sicurezza nel trattamento dei dati.